会务工作24节点法

高效 规范 有趣 贴心

会议方案主要包括会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排等。方案报送相关领导审定后，要立即对各项任务进行分解。

会议通知主要包括会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、参会地点、报名要求、有关事项等。做好这项工作，既要严格按程序逐级审核把关，又要迅速及时。

要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二是准确，防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议进行通知时，要避免出现“明天”“后天”等，要说明是“几月几日”或“星期几”，防止产生歧义。

按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要时要进行电话核查、督促，统计汇总后列出请假人员名单，并及时向有关领导报告。

会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预订会议室，并安排做好前期准备工作。

要根据会议性质拟写领导出席安排，沟通征得领导同意后，逐一通知会议时间、地点、议程等相关事项。会前半小时再对出席领导进行一次电话或短信提醒，确保与会领导按时出席会议。

大型会议活动需要编印会议指南，主要包括日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。会议指南要准确、周密、合理、简洁。

部分会议需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。

主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。

部分会议需要制作会标以体现会议的主题，会标制作一定要准确无误，并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。

根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”：布置会场时检查；会前半小时检查；会前10分钟检查。检查会场设备是否正常，如有异常，及时调整。

根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和桌签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。

大型会议活动，需要借用或租用车辆。需要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时，需要编排乘车分组，并对车辆进行编号。

需要新闻报道的会议，要提前通知有关部门及人员，准备好相关材料，及时推送新闻报道。

要及时通知相关部门做好会场交通疏导工作，防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议，由于到会车辆较多，需要安排专业人员在会场附近进行交通疏导。

会前要与相关人员沟通联系，安排保电任务，同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专人值班，以便应对突发情况。

会议报到是与会人员身份再确认的过程，是与会人员领取会议证件、文件材料、办理相关手续的必要环节。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。

议材料可以在会前通知各单位派人领取，也可以在会场签到处一并发放，或是提前放置到与会人员桌上。要做到不错一字、不漏一份、不掉一人。

会前根据会议议程安排专人对会议设备进行调试，要准备一套会议材料，交专人按照会议流程再调试一遍所有会议设备，确保灯光、音响、投影、空调及特殊设备等正常使用。

会中安排一人在会场内、一人在会场外值班，及时沟通情况，确保联络畅通。值班人员要及时将会议的实际进展情况与会议议程进行对比，掌握会议进程。

会中及时提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况，发现问题迅速补救。服务工作要及时、细心，处理好突发情况。

会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时，需要安排专人维护会场秩序，防止无关人员进入会场；发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止。

会后需对会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等进行收集，按顺序装订成册，以备查考。部分会议还需做好录音、录像资料的收集整理。

要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕会议结束后对会务工作中的经验和教训进行分析总结，以指导做好后续会务工作，同时注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳，改进提高。

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